Reportes de huéspedes: cómo responder rápido y bien, también desde el correo
Por Equipo GuestChat ·
Cuando un huésped cuenta que algo no funciona, la IA abre un reporte y te avisa. A partir de ahí, lo que el huésped recuerde de su estancia depende mucho de cuánto tardes en contestar y de cómo lo hagas. Esta es la forma más rápida de hacerlo bien.
Dónde llegan
En Reportes del panel, agrupados por huésped, con su alojamiento y su gravedad. Y en tu correo, con un enlace que abre directamente la página de respuesta, sin tener que iniciar sesión. Es un enlace seguro de un solo uso.
Qué trae cada reporte
- El primer mensaje del huésped y, si ha vuelto a escribir, cuántas veces.
- Las fotos que haya enviado.
- La traducción a tu idioma, con el original a mano.
- Análisis de la IA: un resumen de lo que pasa.
- Marcas útiles: Ya pasó antes si el tema se repite en ese alojamiento, o El huésped dijo que ya va si se ha solucionado solo.
Responder con tus palabras
No hace falta redactar un mensaje perfecto. Escribe lo que quieres transmitir, como se lo dirías a un compañero: «el técnico va mañana a las diez, mientras tanto que use el radiador del salón». Pulsa Reformular y enviar y la IA lo convierte en un mensaje claro y amable para el huésped.
Encima verás Sugerencias para este problema, basadas en el problema y en respuestas parecidas. Toca una para usarla como punto de partida.
Si tu respuesta no parece contestar a lo que plantea el reporte, se te avisa antes de enviar: puedes revisarla o Enviar igualmente.
Qué hace la IA después
Antes de enviar eliges:
- Mantener IA activa (por defecto): la IA se pausa un momento y vuelve sola en unos dos minutos para seguir atendiendo.
- Pausar IA: tomáis el control y la IA no responde hasta que la reactivéis.
Pausa cuando el tema es delicado (una compensación, una queja seria). Mantenla activa cuando solo das una información y el resto de la estancia sigue normal.
Marcar como resuelto
Si tu respuesta ya soluciona el problema, marca Marcar reporte como resuelto antes de enviar. Si no, déjalo abierto y ciérralo cuando esté arreglado. Un reporte abierto sigue generando recordatorios y hace que la despedida automática del día de salida no se envíe, para que te despidas tú.
Lo que aprende la IA
Lo que respondes en los reportes pasa a la Base de Conocimiento Extra del alojamiento (si la tienes activada) y aparece en Cómo resuelves tú las cosas, dentro de la ficha. La próxima vez que un huésped cuente lo mismo, la IA sabrá qué suele hacerse.
Tiempos que recomendamos
- Gravedad alta: contestar en menos de media hora, aunque sea para decir que ya estás con ello.
- Resto: en el mismo día.
- La IA ya le ha dicho al huésped que lo estáis mirando, pero no alargues ese silencio.
Configurar quién recibe los avisos
En Reportes, la configuración de alertas por email te deja añadir direcciones (tu socio, tu equipo de mantenimiento), elegir qué tipos de alerta recibe cada una y enviar un correo de prueba para comprobar que llegan. Si trabajas con alguien de mantenimiento, que reciba solo lo suyo: así lee todo lo que le llega.