La factura al huésped: de la petición en el chat al PDF en su correo
Por Equipo GuestChat ·
«¿Me podéis hacer una factura a nombre de mi empresa?» Es una de las peticiones más repetidas en estancias de trabajo, y de las más pesadas: pedir los datos, copiarlos, montar el documento, mandarlo. Buena parte de eso ya lo hace el panel.
1. La IA recoge los datos
Cuando un huésped pide factura en el chat, la IA le pide sus datos fiscales: nombre o razón social, NIF, CIF o DNI, y dirección fiscal. No le promete la factura en el momento: le dice que la recibirá después de su salida.
Esos datos aparecen en la conversación, en la pestaña Factura, bajo «Datos de factura», recogidos automáticamente por la IA del huésped. Si falta alguno, el panel te dice cuál.
2. Tus datos, primero
Para emitir necesitas tus propios datos fiscales. Están en Facturación, y también en Mi Perfil. Se usan en dos sitios: en las facturas que te enviamos a ti y en las que tú emites a tus huéspedes. Si faltan, la pestaña Factura te lo avisa antes de que pulses nada y te lleva a tu perfil.
En ese mismo bloque hay dos ajustes que conviene decidir:
- Impuesto a desglosar (%): si lo dejas vacío, la factura enseña el total y debajo «Impuestos incluidos». Nunca ponemos un tipo por ti: pregunta a tu gestoría cuál te toca.
- Cuándo se la mando al huésped: Solo si me la pide, y entonces se la manda sola tras el check-out a quien la pidió y dio sus datos; o Nunca en automático, y los datos se siguen recogiendo pero la emites tú a mano.
3. Emitir
En la pestaña Factura de la conversación, Emitir factura. Se numera en serie y se genera el PDF. Hace falta que el chat tenga una reserva asociada, porque el importe sale de ella.
Si el huésped ha dicho que algún dato está mal, no se emite con ese dato: primero se corrige. Una factura emitida no se borra, se rectifica, y eso es papeleo de verdad.
4. Entregar
La factura se entrega por dos vías:
- Correo con el PDF, si hay un correo al que mandarla.
- Enlace en el chat del portal.
En la lista de Facturas emitidas ves de cada una si el correo y el enlace están enviados o pendientes, con el motivo si algo falló. Puedes enviarla de nuevo, descargar el PDF o anularla.
5. Anular
Si una factura tiene un error, Anularla hace que el enlace de descarga deje de funcionar. La numeración no se toca: la factura existió y queda como anulada. Emites otra correcta y listo.
Lo que conviene hacer una vez
- Rellena tus datos fiscales completos.
- Habla con tu gestoría del impuesto a desglosar y ponlo.
- Elige si quieres el envío automático tras el check-out.
- Emite tu primera factura a mano, revísala con calma y enséñasela a tu gestoría.
Errores típicos
- Emitir sin haber confirmado con el huésped el nombre de la empresa. Pídeselo por escrito en el chat.
- Poner un tipo de impuesto por intuición. Mejor vacío con impuestos incluidos que un tipo equivocado.
- Anular y no emitir la buena: el huésped se queda sin factura.