Instrucciones de llegada que no generan preguntas
Por Equipo GuestChat ·
La mayoría de mensajes del día de llegada son variaciones de la misma pregunta: ¿cómo entro? Si las instrucciones están bien, esa pregunta casi desaparece. Si están mal, la IA solo puede repetir lo que hay, y el huésped acaba llamando desde la calle con las maletas.
Empieza por cómo entra el huésped
En la ficha, sección Acceso y Entrada, el desplegable Cómo entra el huésped tiene seis opciones: cerradura inteligente, teclado con código, tarjeta o llavero, llaves de toda la vida, le recibe alguien u otra cosa. No es un detalle: cambia lo que la IA cuenta sobre cómo entrar. Con llaves físicas, por ejemplo, la IA no prometerá abrir a distancia.
Horas claras
Rellena la Hora de Check-in y la Hora de Check-out. Son las que usa la IA, las que aparecen en los mensajes automáticos con sus etiquetas y las que marcan cuándo funciona el llavero virtual.
Instrucciones de acceso, paso a paso
Escríbelas en Instrucciones de Acceso como si el huésped no hubiera estado nunca en tu ciudad:
- Cómo llegar a la puerta del edificio: qué calle, qué portal, algo reconocible («junto a la farmacia»).
- Cómo se abre el portal: si hay que pulsar un botón, esperar un zumbido o empujar fuerte.
- Cómo llegar al piso: ascensor o escaleras, planta, qué puerta.
- Cómo se abre la puerta del piso, con el método que elegiste arriba.
Frases cortas, un paso por línea. Nada de «como siempre» ni «lo típico».
Fotos de acceso
En Fotos de Acceso al Edificio sube una foto de cada punto donde alguien podría dudar: la fachada, el portal, el pasillo, la puerta. Añade una descripción corta a cada una («portal verde, el de la derecha»). Aparecen en las instrucciones que ve el huésped y en el correo de instrucciones.
Parking
Si hay plaza, en Parking/Garaje indica si es gratuito o de pago, el Número de Plaza, la Planta del Garaje y el tamaño máximo de coche que cabe. El enlace de Google Maps a la entrada del garaje vale oro: la entrada de un garaje rara vez está donde dice el navegador. Sube también las Fotos de Acceso al Garaje.
Más imágenes
En el Banco de Imágenes Adicionales puedes subir fotos con una etiqueta (por ejemplo, caldera o contenedores) para que la IA las envíe cuando el huésped las pida.
Comprueba lo que verá el huésped
En Instrucciones Huésped tienes una vista previa de lo que verán tus huéspedes. Se genera sola cuando guardas cambios en la ficha, y puedes pulsar Regenerar si has cambiado mucho. Léela como si fueras tú el que llega de noche.
En tus mensajes automáticos, la etiqueta de información de llegada lleva al huésped a esas instrucciones, y la del llavero virtual, a su acceso. Un buen mensaje la víspera con esas dos etiquetas resuelve la mayoría de dudas.
Errores típicos
- Un código en las instrucciones que cambia. Si el código del portal cambia, actualízalo el mismo día. La IA repetirá el viejo con toda la confianza.
- Fotos de día para llegadas de noche. Si mucha gente llega tarde, una foto con poca luz ayuda más que una de postal.
- Olvidar el ascensor. Si no hay, dilo. Quien llega con dos maletas grandes lo agradece antes de llegar.
- Instrucciones y tipo de acceso que no cuadran. Si has cambiado de llaves a teclado, cambia también el desplegable.