Etiquetas, horas y canales: los detalles que hacen que un mensaje automático llegue bien
Por Equipo GuestChat ·
Un mensaje automático bien escrito puede fallar por un detalle: una etiqueta sin dato, una hora que ya ha pasado, un canal que no estaba marcado. Estos son los detalles que más dudas generan y cómo dejarlos bien.
Las etiquetas
En el editor de cada mensaje, Insertar etiqueta abre la paleta, organizada en cuatro grupos: Reserva, Alojamiento, Enlaces y Precio. Al pulsar una, se escribe donde tengas el cursor, y al enviar se sustituye por el dato de cada reserva.
Las más útiles:
- Reserva: nombre, fechas y horas de entrada y salida, la hora de llegada prevista que dio el huésped, número de noches y de huéspedes, código de la reserva y canal.
- Alojamiento: nombre, dirección completa o por partes, enlace de Google Maps, nombre y clave del wifi, plaza y mapa del garaje, teléfono de emergencia y normas de la casa.
- Enlaces: el llavero virtual, la información de llegada y el chat 24 h.
Si un dato no consta, la etiqueta no deja un hueco raro: desaparece. Aun así, revisa que la frase se entienda sin ella.
Una etiqueta con aviso
La clave del wifi sale marcada con un aviso: escribe una contraseña en un hilo que se guarda para siempre. Hay razones para usarla (el huésped la necesita al llegar, cuando a lo mejor aún no tiene datos), pero conviene saberlo antes de ponerla. Para la puerta, mejor el enlace del llavero que un código escrito en un mensaje.
Cómo se calculan las horas
Cada mensaje tiene un momento (tras confirmarse la reserva, antes o después de la entrada o la salida, el día de la entrada o de la salida, tras cancelarse) y un tiempo (minutos, horas, días o una hora local fija).
Dos trampas habituales:
- Un aviso «antes de» con tiempo cero no sale nunca: apunta al instante exacto y para entonces ya no es «antes». Pon al menos un minuto o una hora fija de ese día.
- Un mensaje «antes de la entrada» con una hora fija posterior a la hora de entrada de alguno de los alojamientos no se envía en ese alojamiento, porque el huésped ya habría entrado. El editor te lo advierte.
Por qué canales sale
Cada mensaje decide por separado tres cosas:
- Los portales: todos o solo algunos de los que tengas conectados.
- Las reservas manuales que creas tú: vienen desactivadas por defecto.
- Las reservas de tu web: vienen activadas por defecto.
Las reservas sin portal detrás (tu web o las manuales) reciben el mensaje por correo, en un hilo que queda en Conversaciones y al que el huésped puede responder.
Idiomas
Cada mensaje tiene versión en español e inglés; Traducir automáticamente al otro idioma te ahorra escribir la segunda. Si el huésped escribe en un tercer idioma, el mensaje se le traduce al suyo al enviarlo.
Lista de comprobación antes de activar
- Todas las etiquetas que usas tienen dato en la ficha de cada alojamiento marcado.
- Ningún «antes de» con tiempo cero.
- Las horas fijas tienen sentido con la hora de entrada y salida de cada piso.
- Has decidido si incluye reservas manuales y de tu web.
- Lo has leído en los dos idiomas, en voz alta si hace falta.
Un último consejo
Cuando cambies algo de la ficha que aparece en un mensaje (el wifi, la dirección del garaje), no hace falta tocar el mensaje: la etiqueta coge el dato nuevo al enviar. Esa es la gran ventaja de usar etiquetas en vez de escribir los datos a mano.