Reservas de tu web: cómo funciona la conversación por correo con el huésped
Por Equipo GuestChat ·
Cuando alguien reserva en tu web propia no hay Airbnb ni Booking de por medio, así que no hay un chat de portal donde hablar. El canal natural es el correo. Para que no sea un correo perdido en tu bandeja personal, cada reserva de la web tiene su propio hilo dentro del panel.
Cómo empieza
Al confirmarse el pago, el huésped recibe su confirmación por correo. Ese correo se puede responder: su respuesta no se pierde en un buzón sin nadie detrás, entra en el panel como un mensaje más.
Dónde lo ves
En Conversaciones, la conversación de ese huésped tiene la pestaña Reserva Web. Ahí está todo lo que os habéis escrito, como si fuera un chat. No la confundas con Correos enviados, que es solo el registro de los correos automáticos que le ha mandado el sistema.
Quién contesta
La IA contesta también por este canal, con la misma ficha y las mismas reglas que en los portales. El huésped escribe desde su correo y recibe la respuesta en su correo.
Tú puedes escribir desde la pestaña Reserva Web: le llega un correo con tu mensaje y puede responderlo. Si escribes en español y el huésped habla otro idioma, se le envía traducido al suyo.
Protección contra respuestas automáticas
El correo tiene un riesgo que no tienen los portales: los autorrespondedores («estoy de vacaciones hasta el lunes»). Si la IA contestara a uno, y él volviera a contestar, se formaría una cadena sin fin. Hay varias barreras para evitarlo: se reconocen las respuestas automáticas, se detecta el eco de los propios mensajes y hay topes de mensajes por hora y por día.
Mensajes automáticos por correo
Tus mensajes automáticos también llegan a estos huéspedes, porque la casilla de reservas de la web viene activada por defecto en cada mensaje. Salen por el mismo hilo, así que si el huésped responde a tus instrucciones de llegada, su respuesta aparece en la conversación.
Lo mismo vale para las reservas que creas a mano sin portal: se les escribe por correo, en su propio hilo, en los mensajes donde marques la casilla de reservas manuales.
Lo que no recibe hasta pagar
Mientras una reserva directa está pendiente de pago, el huésped no recibe mensajes automáticos ni ve su llave. En cuanto paga, todo arranca a la vez.
Consejos
- Comprueba el correo del huésped. Si la dirección está mal, ni tus mensajes ni los de la IA le llegan. En los correos enviados puedes ver si un envío ha rebotado.
- Revisa los primeros hilos. Comprueba en Reserva Web que las respuestas suenan como en los portales.
- No contestes desde tu correo personal. Si el huésped te escribe a tu dirección, contéstale desde el panel para que todo quede en el mismo hilo y la IA tenga el contexto.
- Menciona en la confirmación que puede responder. Mucha gente no sabe que ese correo tiene a alguien detrás.