Cómo evitar dobles reservas entre portales
Por Equipo GuestChat ·
Una doble reserva es de los peores días que puede tener un anfitrión: dos huéspedes con la misma noche pagada y una sola llave. El portal suele penalizar a quien cancela, y el huésped que se queda fuera no olvida. La buena noticia es que casi siempre tiene una causa evitable.
Un solo calendario para todos los portales
Todas tus reservas, vengan de Airbnb, de Booking.com, de Vrbo, de tu web o creadas a mano, viven en el mismo calendario. Cuando entra una, esas noches se cierran en el resto de portales conectados. Por eso lo importante no es vigilar cada portal: es que todos estén conectados aquí y a nada más.
Lo que el panel no te deja hacer
Varias protecciones actúan sin que las pidas:
- Una reserva manual no puede pisar otra. Si eliges fechas ocupadas, el panel lo dice claro: «Esas fechas pisan otra reserva — overbooking evitado».
- Abrir fechas nunca pone a la venta una noche vendida. Si abres un tramo y alguna noche tiene reserva, se queda cerrada.
- Una reserva de portal no se cancela desde aquí. Airbnb o Booking.com mandan sobre ella. Si la diéramos por cancelada, el portal la seguiría dando por viva y nosotros liberaríamos sus noches para revenderlas. El panel te indica dónde se cancela de verdad.
- Tu web vuelve a mirar la disponibilidad justo antes de crear la reserva, no se fía de lo que el visitante vio hace un rato. Y mientras paga, sus fechas quedan guardadas y bloqueadas también en los portales.
Si aun así pasa, te enteras al momento
Hay un vigilante que busca solapes. Actúa en cuanto entra una reserva nueva en ese alojamiento, y además repasa todos cada cuarto de hora por si algo entró por otro camino. Si dos reservas comparten noche, te llega un aviso por correo. El mismo choque no te avisa cada cuarto de hora: una vez, y se vuelve a avisar pasados unos días si sigue sin resolverse.
Enterarte al minuto importa: te da tiempo a mover a alguien a otro alojamiento o a hablar con el portal antes de que el problema llegue a la puerta.
Las causas de verdad
Casi todas las dobles reservas que vemos vienen de lo mismo:
- Otro programa sigue conectado al anuncio, o el anuncio sigue en manos del programa anterior.
- Calendarios importados en el propio portal, que pisan lo que enviamos.
- Un anuncio duplicado del mismo piso en el mismo portal, que nadie emparejó.
- Cambios hechos a mano en la extranet de un portal mientras el panel manda sobre ese anuncio.
Hábitos que lo evitan
- Revisa la rejilla de Canales OTA una vez por semana: todo lo que no esté en Publicado tiene una razón.
- Si tienes el mismo piso en dos anuncios de un portal, vincula los dos o cierra uno.
- Para bloquear fechas, hazlo en el Calendario del panel, no en cada portal por separado.
- Cuando un huésped te pida reservar fuera de portal, crea la reserva manual en el momento, no al final del día.
- Tras cambiar de programa, vigila las primeras reservas que entren: comprueba que la noche se cierra en los demás portales.
Si recibes el aviso
- Abre Todas las reservas y localiza las dos.
- Decide cuál se mantiene, normalmente la más antigua.
- Busca alternativa para el otro huésped antes de escribirle: llegar con una solución cambia la conversación.
- Cancela desde el portal que corresponda, nunca solo en el panel.
- Investiga la causa con la lista de arriba para que no se repita.